電子で受け取った適格請求書の保存方法の手間は？
近年、請求書や領収書などのやり取りが紙ベースから電子データへと移行しつつあります。
特にインボイス制度の導入を契機に、電子化の進展は加速していくでしょう。
しかし、電子請求書をどのように保存すればよいのか、気になる方も多いのではないでしょうか？
消費税法では、原則として請求書などの保存は書面で行うことが求められていますが、電子データで受け取った適格請求書に関しては、電子データでそのまま保存することが認められています。
ただし、改正電子帳簿保存法に基づいて保存方法を適切に管理する必要があります。ここでは、その保存要件について詳しく解説します。
1. 改ざん防止のための措置を取る
適格請求書を電子データで保存する際、まず重要なのは「改ざん防止」です。
これにはタイムスタンプ（電子署名）を利用する方法が有効ですが、システム投資を最小限に抑えたい場合は、事務処理規定を作成し、データ改ざんを防ぐ手順を明文化することでも対応可能です。
規定のひな形は国税庁のウェブサイトから取得できるので、参考にしましょう。
2. 検索機能で簡単にアクセスできるようにする
次に重要なのは、保存した請求書データが後から簡単に検索できることです。
例えば、エクセルや表計算ソフトを使って索引簿を作成したり、規則性のあるファイル名を付けて特定のフォルダに格納したりすることで、必要な情報に迅速にアクセスできます。
検索機能を活用し、日付や金額、取引先などで検索ができるように整備しましょう。
3. 視覚的に確認できる環境を整える
最後に、保存した電子データを視覚的に確認できる環境を整えることが求められます。
パソコンやプリンターを使用して、保存した請求書を肉眼で確認できるようにするだけでOKです。
これにより、税務調査があった際にも迅速に対応することができます。
電子請求書の保存方法について、改正電子帳簿保存法の要件を満たすためのポイントは、これら3つの施策に集約されます。
システム投資なしでも工夫次第で対応可能ですので、導入を検討している企業や事業者は、これらの方法を参考にしてみてください。
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